Arbetsgivarens ansvar vid hemmakontor

För tio år sedan var det få som arbetade hemifrån mer än i enstaka fall. Idag är det rikligt utbrett och i många branscher och sektorer har kraven på att få arbeta hemifrån åtminstone någon dag i veckan blivit allt vanligare när nyanställda rekryteras.

Men hur ska man tänka som arbetsgivare? Å ena sidan, å andra sidan – alldeles oavsett vad du som arbetsgivare landar i finns en tydlig sak du behöver tänka på. Arbetsmiljöansvaret gäller var än dina anställda utför sitt arbete ifrån. På kontoret, eller i hemmakontoret: du behöver se till att arbetsmiljön är tillräckligt god.

Behöver du ytterligare vägledning om hur du ska tänka kring distansarbete på din arbetsplats? Läs vår guide där vi går igenom för- och nackdelar med att låta anställda arbeta hemifrån.

Vi bjuder dessutom på vår mall för Policy för distansarbete, ladda ned den här helt gratis.

Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar i hemmakontor

Arbetsmiljölagen är tydlig: arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön, oavsett var arbetet utförs. Det innebär att du ska se till att arbetsförhållandena är godtagbara även när den anställde jobbar hemifrån.

Men: du har inte rätt att inspektera någons hem. Därför bygger ett fungerande hemmakontor för den anställda på ett gott samarbete. Den anställda måste informera om risker eller brister och du som arbetsgivare är skyldig att följa upp, erbjuda stöd och agera när något inte fungerar.

Det handlar bland annat om att säkerställa att medarbetaren:

·       Känner till riskerna med bildskärmsarbete.

·       Vet hur man arbetar ergonomiskt.

·       Förstår hur tekniken och systemen fungerar.

Tänk på att hålla en kontinuerlig dialog med de anställda som arbetar hemifrån i någon utsträckning. Ställ frågor om arbetsmiljö och arbetsbelastning för att hålla dig uppdaterad om eventuella brister och risker.

Hemmakontor: 3 saker arbetsgivaren kan göra

Att arbeta hemifrån får inte bli synonymt med kompromisser i arbetsmiljön. Hemmakontoret ska vara lika funktionellt, säkert och hälsosamt som ett kontor på arbetsplatsen. Som arbetsgivare har du en central roll i att möjliggöra det. Här är tre områden där din insats gör stor skillnad.

1. Säkerställ rätt ergonomi

Ergonomin är en av de viktigaste faktorerna i ett hållbart hemmakontor – och en av de mest förbisedda. Många medarbetare börjar jobba hemifrån med laptop vid köksbordet, vilket snabbt kan leda till belastningsskador i nacke, rygg, axlar och handleder.

Tänk på att material, möbler och annat som den anställda vill använda hemifrån lättast förses på egen hand eller lånas från arbetsplatsen för att undvika administrativa svårigheter. Detta är det mest skattemässigt fördelaktiga för båda parter. Allt utlånat behöver lämnas tillbaka vid anställningens slut.

Tänk också på att det som lånas ut bör handla om arbetsredskap med begränsad privat nytta för att den anställda ska undvika förmånsbeskattning.

Den anställde bör ha följande i sitt hemmakontor:

·       En justerbar kontorsstol för att undvika stillasittande arbete i obekväma ställningar.

·       Höj- och sänkbart skrivbord som möjliggör växling mellan stående och sittande arbete.

·       Extern bildskärm, tangentbord och mus för att slippa sitta ihopkurad över en bärbar dator.

·       Belysning och fotstöd, särskilt viktigt i hemmiljöer utan naturligt ljus eller där stolen inte ger tillräckligt stöd.

Varför är detta viktigt? Dålig ergonomi är en vanlig orsak till långvariga sjukskrivningar. Genom att investera i rätt utrustning minskar du risken för arbetsskador och ökar produktiviteten.

2. Erbjud tydliga riktlinjer och rutiner

Otydliga förväntningar kring distansarbete kan skapa stress, ineffektivitet och i värsta fall konflikter. En tydlig policy för hemarbete är därför avgörande.

Vi bjuder på vår mall för Policy för distansarbete – helt gratis!

En policy bör omfatta:

·       Arbetstider: Så att det är tydligt vad som gäller kring tillgänglighet och mötestider.

·       Frekvens: Hur många dagar i veckan/månaden som en anställd får arbeta hemifrån.

·       Arbetsmiljöansvar: Vad företaget ansvarar för och vad medarbetaren själv behöver tänka på.

·       Sekretess och IT-säkerhet: Hur känslig information hanteras i hemmiljö.

Varför är detta viktigt? En välformulerad policy förebygger missförstånd, skapar trygghet och visar att företaget tar distansarbetet på allvar.

3. Tänk långsiktigt kring arbetsmaterial och support

Det räcker inte att medarbetaren har en dator. Verktygen för att kunna arbeta effektivt måste fungera hela vägen, även när kontoret är på distans. För en del företag innebär detta inga vidare större förändringar. För andra kan rutiner och sätt att arbeta på behöva förändras i grunden för att förenkla arbete på distans.

Om ditt företag idag arbetar analogt, med många papperskopior och fysiska möten i det dagliga arbetet blir kontrasten stor när någon vill jobba digitalt från en annan plats. Därför är det klokt att se över både arbetsytor (digitala som analoga) och rutiner i stort för att förenkla övergången och på sikt göra företaget effektivare.

Saker att tänka på och säkerställa:

·       Anställda behöver tillgång till nödvändiga programvaror och licenser, samt kunskap om hur de används.

·       IT-support på distans som snabbt kan hjälpa vid tekniska problem.

·       Molnbaserade lagrings- och samarbetsverktyg, som exempelvis Microsoft 365, Google Workspace och andra interna system.

·       Utbildning och introduktion blir extra viktigt för nyanställda eller de som byter arbetsuppgifter.

Varför är detta viktigt? Tekniska hinder och dålig tillgång till information skapar frustration och ineffektivitet.

FAQ: Vanliga frågor om hemmakontor

Vad gäller när man jobbar hemifrån?
Samma regler gäller som vid kontorsarbete: arbetsmiljön ska vara säker, arbetstider hållas och information hanteras enligt företagets säkerhetsrutiner.

Vad behöver man i ett hemmakontor?
Ett hemmakontor bör ha god ergonomi, bra belysning, lugn arbetsmiljö samt tillgång till rätt teknik och programvara.

Kan medarbetare kräva att få arbeta hemifrån?
Nej, det är arbetsgivaren som bestämmer var arbetet ska utföras.

Kan arbetsgivaren ställa krav på en viss typ av arbetsmiljö hemma?
Du kan ställa krav på att medarbetaren arbetar under rimliga förhållanden, men du har ingen rätt att kräva att få se eller kontrollera arbetsplatsen i hemmet.